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【上篇】

《專案實戰》系列之六

缺乏「組織流程資產」是華人企業的通病 (下)

11/8/2010

    所有兩岸三地與若干地區的海外華人雖成長的環境不一樣，但從小卻都會共同地被學校教到中華民族五千年來有造紙術、指南針、印刷術與火藥等對人類歷史文明最有貢獻的四大發明（連2008年北京奧運會開幕儀式還藉由張藝謀導演排了一齣氣勢磅礡的超大型舞台劇，再召告全世界的人不要忘了中國過去這些偉大的發明）。但我們這些後代的華人子孫不免也要檢討一下，在我們沾了祖先之光，享受祖先的庇蔭之後，我們自己卻到底有多爭氣？事實上，根據英國生化科學家李約瑟（Joseph Needham）於1993年所出版的《中國之科學與文明（Science and Civilization of China）》一書中的記載，列出了西元前五千年到十七世紀止共255件中國人影響人類文明發展的重要發明或發現。一個西方人窮其畢生的研究，連我們這一代華人都不知道我們的老祖宗居然曾有這麼多偉大的發明─而這些卻是被李約瑟從中國的歷史文獻中抽絲剝繭地找出、考證及現場探勘等方式發掘出來的，而真讓我們感到汗顏。其實，這又何止與此，我們可以找到太多的例證說明「一個國家或組織，就算曾有輝煌的歷史，若缺乏以『系統化』的方式建立『流程資產』，其成功只是建立在一時的『空中樓閣』上」。其中，不斷地進行文件記錄與保存文檔，再建立創新發展與人才持續培養及傳承的機制就是這個系統中重要的一部份。

    由兩岸三地GPAC（大中華專案管理促進會）輪流舉辦的「國際專案管理論壇（International Project Management Forum, IPMF）」今年11月12~13日又回到台北舉辦。回想三年前的IPMF2007，我所發表的「Voyage of Discovery-Zheng He’s Successful Project of Seven Expeditions（發現之旅－鄭和七下西洋的成功專案）」主題演講（如照片）迄今還回味無窮。在該演講中，我特別談到十五世紀的中國大明王朝是世界最強的海權國，其航海、造船與管理技術遙遙領先世界各國。尤其，鄭和這位中國歷史上最偉大的冒險家、航海家及外交官（甚至 CEO），在哥倫布探險船隊開始的前一世紀，即帶領著一支更龐大的艦隊，包括近三百艘遠洋航行船艦及三萬名船員，成功地完成明永樂帝所交付開放對外貿易路線及宣揚國威的任務。我在演講中探討鄭和是如何運用中國傳統的造船工藝與許多諸如類似WBS/BOM現代管理技術先完成數百艘各型船艦的造船計畫。再於航行中如何有效地進行船隊管理及運用通訊及溝通技術來帶領這支卓越的團隊連續七次達成任務。此外，航海過程的風險管理，及如何監督與控制他的船艦及成員的表現等均可視為專案管理的經典。然而，我演講的最後卻強調一個殘酷的事實，那就是─說明為何中國那時沒有將此專案中累積到的經驗與知識轉換成為國家資產而永續的傳承發展。尤其，鄭和死後，許多重要文獻還被刻意的銷毀、所有經驗豐富的造船工匠、航海技師、驍勇善戰的海上無敵軍等均隨著歷史而逐漸地消逝，並導致整個海權的喪失。尤其諷刺的是，西方卻運用鄭和所遺留下來許多珍貴的航海圖與知識，成功地發展航海技術並殖民到世界各地，最後西方與日本反而還用船堅砲利（「八國聯軍」、「鴉片戰爭」、「甲午戰爭」）入侵並羞辱了中國。

    我另外還最喜歡講的案例就是秦始皇時代，中國的青銅器的製造工藝，用現代冶金術來看都不知道是如何鑄造出來的。今年8月底我到了西安趁授課之便，親自走訪了一趟「兵馬俑博物館」，也藉此蒐集到一些資料。其中，導遊說了兩件事讓我印象深刻。一是當年最早從地底下被挖掘出的兵馬俑其實仍是「彩繪」的，後來出土一陣子被「氧化」後才退色。但未出土前那些兵馬俑是被一種「抗氧化」的技術保護了2300年。德國人在1970年所發展出來並獲得世界專利的一種類似的「抗氧化」技術，中國在秦始皇時代就有了。另外一件就是兵馬俑坑道中所挖掘出來由青銅器鑄造已毀損的兩部馬車，考古學家與現代機械專家共同把它們拼裝復原，結果他們驚訝地發現，該兩馬車的所有零組件均可相互取代。意即2300餘年前的中國就可用手工打造出「規格」完全一致的標準零組件，那種工藝水準現代人不用機器製造是不可能做到的。說到此，我們又應再回顧一個同樣令人唏噓的問題：「甚麼原因使秦始皇時代那些偉大的技術都會失傳，而未留下任何痕跡？」（可能是戰亂、天災、人禍），但最起碼我認為就是，沒有將重要的技術經過以上所述「系統化」的方式保存與「持續精進」成為「國家/民族流程資產」，是最為可能與重要原因之一。

    由華人所經營的企業已超過百年的不多（台灣只有35家以小吃、糕餅、中藥、茶葉、圖書文具等為主的中小企業，其餘我並無完整資料），但若要永續經營（尤其是品牌及與科技相關的產業）絕對要知道如何建立「組織流程資產」，否則就算一時經營的好，其「耀眼」與「亮麗」很可能也只是「曇花一現」。若企業主或高階主管問我：「如何才能建立『組織流程資產』？」我最簡單的答案是─去獲得與自己產業相關的認證（如ISO、TTQS、CMMI、OPM3）就是第一步，也是最好的開始─因為透過那些認證系統就能輔導貴企業如何建立制度、發展流程、撰寫文件、使用表單等完成這些「組織流程資產」的「基礎建設」。我們公司今年上半年花了相當多的努力而拿到了TTQS認證；其中，最使認證委員肯定的是，我們每一個專案（包括活動舉辦、公開與內訓課程等）結束後都一定會有「結案報告」（且若有缺失則一定要寫「lessons Learned」），並要求員工養成寫文件與「工時表（timesheet）」的習慣（而我們的電子報、活動報導以及從成立迄今八年的「大事紀要」，去年我主持的PMITW十週年專輯，更是我以中英文記載我十年志工的「結案報告」等都是明証）。目前我們的營運長仍還帶領整個團體努力地refine與持續地build up我們的Organizational Process Assets。 最後，我要強調，無論您公司規模大小、您是CEO、部門主管、或只是一個小工程師，無論您自認為自己表現有多好，您如果在建立「組織流程資產」上毫無貢獻，您現在的表現則對公司長遠而言，都是毫無意義的。

《全文完》

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