《專案實戰》系列之十一
那一年 我們一起..
成功籌辦的國際會議 (上)
12/12/2011
自從事專案管理教學及顧問工作12年以來，我始終如一地告訴我的學生「一定要把所學到的知識用在『實戰』上」。我更曾「耳提面命」我所訓練及指導過數十位擔任專案管理講師的學員，平日就要能「知行合一」地把專案管理的方法、思維與邏輯運用在工作上，更要展現在實際的專案上以做為自己學生的表率；千萬別只是「說的一口好專案管理」而已，卻從不「身體力行」；或更糟地完全「背道而馳」只是說一套，卻做另一套。而我自己每次授課都把它當成是一種「分享的樂趣」，因為順手捻來就有自己及週遭在生活上、工作上、待人處事上一大堆說不完的活生生案例，有時我讓學生在很high之餘，自己都經常會意猶未盡地超過上課時間。我每週寫blog及每年出書，何嘗不是為了滿足自己這種分享的欲望，並「潛移默化」我的讀者／粉絲／學生們如何能「舉手投足皆有專案管理思維」。
我曾在2007年親自帶領一群PMI-Taiwan志工及整個團隊成功完成一個國際會議的舉辦，迄今許多參與這項專案的成員都認為這是一個值得將經驗傳諸於後人學習的經典。以下我就藉此專欄來分享這一個案例。
背景說明：兩岸三地專案管理的專業組織於2002年11月28日在香港所舉辦的「專案管理圓桌會」首度交流後，咸認應建立一可持續進行交流的平台，經年餘的籌備，遂於2004年10月在香港註冊成立了GPAC (Greater China Project Management Advancement Committee〝大中華項目管理促進會〞)，並以每年輪流舉辦國際專案管理論壇（International Project Management Forum, IPMF）做為GPAC年度主要活動。在繼2005年的北京、2006年香港之後，2007年移師台北，由PMI台灣分會（GPAC-台北）負責主辦。該專案生命週期共分為：概念、起始、規劃、籌備、執行及收尾等六個階段，概述如后：
一、概念階段
GPAC-台北從2006年9/15日在香港舉辦的IPMF2006正式接下IPMF2007的主辦權，隨即由我本人「如履薄冰」似地與副理事長周祥東博士帶領PMI-Taiwan祕書處同仁與幾位理監事開始進行初步的「構想」。我們必須先要決定會議日期、主題（Theme）以作為後續定義會議宗旨、發展議程、確認內容、及邀請相關專業領域講者的框架。因2005年起PMI陸續推出了Program Management及Portfolio Management的標準，所以為因應這個世界趨勢，幾經討論，遂以〝Strategic Thinking of Project, Program, and Portfolio Management- Transforming Concepts into Value〞暫定為會議主題，並同時確認我們舉辦這樣一個國際會議所應具備的「規格」。接著，協請理事張駿塋與秘書長劉欣怡(Ivy)攜帶了IPMF2007的簡單宣傳資料(Flyer)赴美西雅圖參加2006 年10月19-24日舉行的Leadership Meeting 及Global Congress進行初步宣傳與對可能之知名Speaker及PMI相關人員予以試探性邀約。並更進一步於2007年1月27-31日在香港舉行的PMI亞太Leadership Meeting 及Congress中進行第二次宣傳且與兩岸三地GPAC委員在香港正式確認了IPMF2007之中英文主題後，算是完成了該專案的「概念階段」。
二、起始階段
2007年3月，我為解決前祕書長Ivy雖遠嫁挪威，新接手的秘書長及執行秘書還青黃不接的問題，我特別聘請了具有多次規劃大型國際會議的中華專案管理學會前祕書長馬淑怡(Pamela【其名正好簡稱P.M.】)擔任整個會議規劃執行的專案經理，身為計畫總主持人的我就是她的sponsor，並明確區分PM與秘書處的角色與責任。4月中旬在我確認專案具體可達成KPI值（從起始至收尾期程：2007/4/1~2007/11/30；預算：NT 300萬；會議範疇：安排四場各一天的研習營及兩天研討會（日期訂在11/2~11/4）、三場貴賓晚宴、兩場與會者午宴、一場頒獎典禮；規格：五星級的會議廳、高級的餐飲及服務（在2006年12月就先預定了台北晶華酒店）、60位一流的講者及貴賓級接待；效益:來自至少十個國家400位以上的專業人士的參與，提供共超過10,000個PDU，並創造80%的整體滿意度）的專案目標及相關重要內容（還包含所需資源、專案小組成員、利害關係人、PM權限）後正式核定了Pamela撰寫的Charter 。
三、規劃階段
由於PMI-香港曾成功舉辦過多次國際會議，是我們標竿學習的對象，其2006年的IPMF的規模與我們的相當，所以他們提供許多資料極具參考價值（尤其是WBS）。因此，當我把這些資料交給PM時確實對她有一定的幫助。我們專案團隊前後花了兩週、歷經四次的修改才完成專案的WBS。接著，PM就一一完成進度、預算規劃（風險部份則特別由周博負責帶PM一起規劃）。五月初，主計畫與相關附屬計畫之發展亦陸續經多次討論後完成（並修改了Charter）。其中，最大的問題在預算，因為我這個定義為國際性、五星級、一流講者的會議所需經費經細算後是500萬台幣，比原Charter的粗估短少近200萬。遂決定砍掉50萬若干次要開銷，把「企業募款與贊助費」增加到150萬方能使整個專案Break even。有了專案計畫做為「基準（baseline）」，「計劃階段」算是告一段落；我於是在5/18日親自主持了Kickoff Meeting正式宣示本專案之啟動（並正式進入「籌備階段」）。期間，我仍請Ivy以PMI-Taiwan駐歐代表之身份赴匈牙利參加PMI於5/11-5/16日在布達佩斯舉行的EMEA Congress，進行第三次國際宣傳，並邀請到若干國際知名講者。
四、籌備階段
5/23日我到北京召開的GPAC會議正式討論通過主計畫內容與GPAC-北京強茂山教授擔任2007年GPAC執行主席，且同時成立以GPAC委員為主的〝Program Advisory Committee，(PC)〞負責IPMF2007議程規劃、講者邀請審查與擔任開場致詞、各分場會議主持等工作。而由PMI-Taiwan全體理監事於6/8日組成〝Organizing Committee，(OC)〞並分成議程管理、會場管理、文宣與公關、企業贊助、貴賓接待、財務管理六功能小組以分別執行不同任務，另PMI-Taiwan祕書處與已完成委外之會議公司共同組成〝IPMF2007 Secretariat（大會秘書處）〞負責大會內外之聯絡、會議專屬中英文網站建置、內容登錄、行政及後勤支援及執行PC及OC的決議事項。至此，IPMF2007之會議組織已趨完善。
在有了執行團隊（專案小組與大會秘書處），確認了決策與監控的組織與機制（PC及OC）後，6/11日我們召開了首次的PC/OC聯席會議，（擔任PC的GAPC北京及香港委員透過teleconference一起參加），與會人員還包括所有主要利害關係人（含會議公司的PM Grace及其團隊成員3人）等共近40人一起參與討論，並得到更具體的「行動方針」與明確分工，而我則親自扮演整個計畫實施「整合者」的角色。接著，就開始「緊鑼密鼓」地進行一系列的工作，包括與PC確認四場研習營（Workshop）的講師與內容、四個主場與八個分場的主題及若干已同意的講者，尤其獲得我所邀請的幾位國際重量級的keynote speaker的同意參與等。7月初會議公司完成會議logo及文宣與海報的設計（當年我們主打台北101大樓及台灣高鐵這台灣兩大世界級專案的完成，故以其為設計背景）、國際會議規格網站的設置、內容公告、發佈、並開始接受early bird報名；另確認「企業贊助辦法」與相關政府補助的申請，而開始逐步進入細部「執行階段」。
＜待續＞
| 圖1. 當年IPMF2007海報 | 圖2. 主辦單位Logo及專為會議設計的Logo |
