《專案實戰》系列之十一
那一年 我們一起..
成功籌辦的國際會議 (下)
12/19/2011
籌辦一個國際會議的專案在規劃與籌備階段所面對最大的挑戰是對不確定因素的管理及頻繁的變更。特別是所邀請的「致詞貴賓（Gust of Honor）」、主題演講者（Keynote Speaker）及主場演講者（Plenary Speaker）等所代表會議的「門面」及「專業性」；而許多重量級的講者通常不到一、兩週前，甚至2~3天前都無法確定。為了解決這個問題，我們半年前先提出計畫邀請講者的名單，經由〝Program Advisory Committee，(PC)〞審查確認後，就進行正式邀請（先擬妥中英文書面邀請函）；而國際講者邀請工作多半是我先親自聯絡（受邀者許多是我在以往PMI會議所認識的知名講者且都已有交情），再陸續由大會秘書處跟進。因此，會前四個月，我們幾乎已確認了Keynote及Plenary Speakers及其主題。7月中前得到2/3講者的回覆與大部份議程都可定案，遂就按國際會議要求規格之一，印製了Program Announcement正式對外發布、寄送及配合專屬網站進行文宣。當「計畫趕不上變化」時的即時因應措施一直都是使我們神經緊繃的原因。尤其，進入「執行階段」才是我們所面對真正最大考驗的開始！
五之一、執行階段（會前）
這個階段是要把之前規劃所有「鉅細靡遺」的事情要能一ㄧ落實，否則有再偉大的計畫都沒用。身為計畫主持人另一個挑戰是如何帶領PM來「整合」整個包含GPAC委員的PC、PMI-Taiwan理監事的OC、志工、專案核心小組、會議公司、大會祕書處、供應商（晶華酒店、台北國際飯店）等近60位利害關係人所組成的專案團隊。根據WBS所列的就有十大「任務」，包括：研習營（四場）、會議主場(A~D四場)、會議分場I（I-1~I-4四場）、會議分場II（II-1~II-4四場）、「標竿企業頒獎典禮及專家論壇（Panel Discussion）一場」、貴賓晚宴（Welcome Dinner, 101 Night, Farewell Part 等3場）、與會者午宴（2場）、企業贊助及協辦、文宣公關（含大會手冊製作【其中，我撰寫的《大會序言》如連結一】、網站內容更新、廣告露出）、貴賓接待等，且分為10個Account Manager（由OC中的理監事及志工負責）。每一個Control Account各分割出4~8個「工作包（work package）」，總共約50餘個工作包，130餘項「活動（activity）」要在四個半月內執行完成。其中，我個人親自投入最多時間的是在「企業贊助（sponsors）」及協辦單位（supporting organizations）邀請，幾乎把所有能用的關係都用上了，且多是親自打電話或發email，當然，秘書處也非常努力地跟進、聯絡而進一步達成這項重要任務的目標。
在整個專案監控過程中，除PC（兩岸三地開了六次電話會議以逐一確認各主、分場次的議程、主題內容、講者、分場主席、論壇引言人、與談人及相關細節）及OC（PMI-Taiwan理監事及志工開了四次現場+電話會議，針對專案進度／專案小組執行狀況、文宣與公關、企業贊助、貴賓接待、財務管理等進行報告、審查及議決）發揮主導及監控功能外，我們還特別請周博主持「風險監控小組」在每次會議中提報潛在風險事件分析、動態監控機制，及改善與應變措施等，也確實達成風險預測、掌控及適時狀況因應等所產生的一種穩定軍心的力量。此外，根據我以往參加過10幾場國際會議的經驗，親自參與審查會議公司所提供主場會議司儀（MC）及同步翻譯人員的專業背景、中英文能力與其實戰錄影帶後方選擇確定；並還提供會議專屬英文網站內容的建議（基本上，我認為花錢請那家會議公司分擔了將近25%需要專職專業及國際化人力執行的「工作包」是值得的）。
還有一些很重要且不允許出錯的事情，就是整個會議流程（rundown表）、現場動線（報到大廳、與會者進出場、講者上下講台、盥洗室、餐廳、貴賓室、展覽場）流暢的規劃與全場時間的掌控；所以專案小組及相關人員做了許多細心安排、演練（及會前一天下午整個排演）。另外，我們還設計、制定出一些必要的標準化文件（Speaker bio/information, IPMF2007 ppt template、Invitations for Keynote/Gust Honor/Speaker/Session Chair、Invitations for Banquet/Luncheon, Invitation for Sponsorship/Supporting Organizations..）及作業規範（Guideline for Chairpersons, Notice for Speakers【特別請講者注意只能提報專業、分享經驗，但不得為自己宣傳或為公司做任何形式的行銷】, Guideline for Exhibitors, ..）。當然，按國際慣例，大會不支付任何應邀講者（IPMF全採「菁英邀請制」非「報名召募制」）演講費，但我們提供國際講者（共11國20人）來回機票、酒店住宿、會議兩天免費入場、兩場晚宴及午宴、機場接送及致贈精心製作刻有大會logo與講者姓名的琉璃「紀念品」。當地講者及分場主席（均由GPAC委員及理監事以志工方式擔任）則除不需機票與住宿外，其他禮遇均一樣。
五之二、執行階段（會中）
2007年11/2日我們首先在台北國際飯店舉行分由四位國際知名專家主講，共116學員參與的研習營而為大會展開序幕。11/3日開始的第一天會議，從會場的布置、鮮花等相關的裝飾、會議大型背版、舞台的設計均屬一流；分類報到台的井然有序、貴賓接待的盡善盡美、450餘位中外佳賓、50多位工作同仁與志工、美麗大方司儀使用純正流利中英文、專業的同步翻譯服務等綜合帶來一流國際會議的氣勢。大會主席及GPAC執行主席的簡短開幕式、致詞貴賓（台北市副市長吳秀光博士、工研究院長李鍾熙博士）言簡意賅的歡迎與祝賀；兩位Keynote Speaker（PMI院士(Fellow) Dr. Davidson Frame、台灣高鐵執行長歐晉德博士）及三位主場講者等引人入勝的演講及如沐春風的專業風範，加上有效的時間控制等給上午會議打下90%成功的基礎。會議期間，為全程有效控制與執行相關細節，由PM負責擔任「總指揮」統一發號司令、各分項負責人參與監控（尤其是貴賓、講者等之報到、接待、贈禮、送客）。我這個大會主席亦一刻不得閒，除接待貴賓、上台致詞、演講外，亦不露痕跡、泰然自若地監控全場。主要是因為我請Simon擔任我「貼身特助」，站在我主席位的對角線位置，只要我發現任何不夠嚴謹或疏漏之處，立刻寫在小紙條上並打手勢給Simon，請他告訴「總指揮」立即執行改善（也因為此，我特別感謝Simon的付出與願意不覺委屈地幫忙，所以後來請他擔任PMI-Taiwan秘書長及我的特助）。接下來在晶華席開30餘桌的午宴、下午及第二天上午共區分八大主題的分場均讓講者與會者愉快盡興分享與交流。11/3日晚上在台北101大樓85F當年世界最高餐廳舉行的「101 Night」席開7桌，邀請所有講者、貴賓、GPAC委員、理監事歡聚一堂的晚宴（餐前，接待志工先陪同貴賓上101觀景台參觀、看台北夜景）更是整個活動高潮，使國際友人留下極美好回憶。11/4下午主場的三場精湛演講 （Dr. Jerry Brightman、Tony Johnson, Ray Ju）、兩岸三地16家企業代表參與的標竿企業頒獎典禮、壓軸的專家論壇（Panel Discussion），以及簡單隆重的閉幕典禮等，幾乎是一氣呵成、完美演出，而在熱烈掌聲中圓滿謝幕。11/4晚上的Farewell Party更使所有參加的人（包括貴賓及工作同仁）high到最高點後才依依不捨地畫下美好句點！(會議所有詳細報導請參閱連結二)整個過程因會前規劃加上演練的恰當，所以只要「按表操課」就沒有太多意外，若干突發事件亦算應變得宜，但某些缺失如疏忽對幾位應邀貴賓的接待，及與會人數超過估算致使會議資料不夠發放等，均於會後採取補救。
六、收尾結束階段
任何一個專案的整體成效的好壞其實是要看「結案」的結果，前面做的再風光、再好，如果沒有進行有條不紊的收尾及留下紀錄，則很快地就煙消雲散，讓人不知它曾存在過。所謂的「收尾」，除會後當天必須立即清理場地，第二天（週一）我讓公司及學會所有參與同仁徹底休息1~2天，我則把國外講者一一送走，所謂「客去主人安」後，首先主持專案小組的「結案會議」，以檢討此次IPMF的執行成果，並共同列出12項缺失（做為「Lessons Learned」），除一項因旅行社作業疏失、學會秘書處經驗不足，造成GPAC北京兩位委員無法即時「入台」的嚴重缺失，及另兩項貴賓接待不當（會後由我親自表達歉意）、一項預算超支6%之「中度」缺失外，餘均為「一般性」缺失。當然，這些乃「瑕不掩瑜」地無法抹煞由數字所顯示整個會議的成功（請參閱連結三），所以當天中午我們以Pizza、炸雞、甜點等辦了簡單的「慶功宴」來肯定大家的表現。接下來，就開始帶著大家一起進行一系列的收尾工作。包括：由學會秘書處負責完成收款（贊助、參展廠商）及驗收與尾款支付（會議公司、餐飲、住宿、場地）、對所有與會貴賓、講者、頒獎者、分場主席、贊助者、協辦單位、贈花的企業及個人等按不同類別分別寄出我親筆簽名的謝卡，並通知與會人員如何從網站上download 經講者授權的ppt檔，及為其申報PDU等相關事宜、最終財報請常務監事審查（及由我向理監事報告）。PM則負責所有專案文檔的整理與歸檔、結案報告及含Lessons Learned Report、風險控管等的撰寫、書面及電子檔的保存。另特別請Simon以他的文采為IPMF2007按場次與主題連續寫了八篇深度報導加上精彩照片刊在學會每週的電子報上（還有對個別貴賓的感謝詞與收到的賀詞與肯定大會的成功等）。
最後，為了更佳有效彰顯這場國際會議的成功，我決定增加PSIG博鴻對大會的贊助，特別請會議公司把所有活動的錄／攝影剪輯製作成16分鐘的video DVD一片、照片及講者ppt檔DVD一片合集成「IPMF2007專輯」共100份，分送給PMI總會、貴賓、講者、理監事等以作為最好的紀念品／收藏品，更成為此專案收尾階段重要的deliverable之一。
＜全文完＞
（後記：有關IPMF2007的專案計畫書、結案報告等所有相關文檔現均收存在PMI-Taiwan秘書處。另PMI-Taiwan 2009年的「十週年慶」、2010年的IPMF等大型會議也都是圓滿成功的舉辦，尤其是因更多志工的參與而節省許多支出的做法，更值得肯定。）
