《專案實戰》系列之十五
專案部門vs營運部門：專案是資產還是消耗？
4/24/13
常聽企業營運部門主管在某專案需其提供資源時會抱怨專案部門，認為他們通常只是在消耗甚至浪費公司的資源，對公司的營利是缺乏貢獻的。這種誤解若未能得到適當澄清或有效的處理，會容易導致專案與營運部門產生衝突或影響公司內部的和諧。許多公司是透過專案來發展新產品、新技術或提供客製化的方式來服務客戶或執行公司策略目標，但在這個過程中大都是需要營運部門提供資源及經費才能使這個專案能上路；且多半是因為有業務或銷售單位找到客源，才有這個專案的產生。照理說，營運管理(Operational Management)與專案管理(Project Management)之間應該是「魚幫水、水幫魚」才是，但找到商機及提供資源的那一方卻往往認為他們才是公司賴以生存與營利之根本且常一味地認為專案對營運單位而言總是在消耗它的資源並增加它的負擔。
如果上述這種想法根深柢固則更會衍生出當遇到問題時，主管們都總只站在自己的立場上去思考，且各部門間始終存有門戶之見。專案工作者最大的困難之一就是常不被功能部門主管或其單位的人員所理解與認同，或認為專案總是在製造問題或對資源需索無度。當然部門主管永遠以自己部門的工作為第一優先考量，這也是無可厚非並可以理解的事。故對於任何向其要資源的專案，當然會視為是一種負擔而且是對其部門沒有幫助的事。就算是專案最後成功了，提供資源的部門好像也覺得得不到什麼好處，反而是造就了別人；另專案只要非該部門主導，若失敗也與他無關。所以經年累月的態度就變成了「袖手旁觀」或「隔岸觀火」。殊不知，任何一個專案的成敗都會與公司息息相關，與各部門產生利害關係影響。也許單一部門短期內還感受不到，以為燒不到自己，但當發現勢態嚴重且無法自保時，再想幫助力挽狂瀾時可能已來不及了，因為可能已造成對公司營運無法彌補的損失。
通常當專案有問題的時候，除非上層主管有交代請某單位來幫忙或在某種特情況之下請某單位中某一專業人員來協助，否則大部份主管都認為是事不關己。當然這還牽涉到一個組織內部政治性問題。尤其在專案組織架構下，矩陣式(Matrix)組織可能有更嚴重因單位間及專案與單位間權力與利益衝突所產生出的政治性問題。另外有些部門主管可能在心中盤算只有當別的單位負責的專案無法有效達成，才能保住其部門的價值與地位。一旦那些專案都做順利達標，什麼光彩都被專案經理及其團體所搶光了，豈非對我的單位相對下顯得不利。
其實，專案與營運是相輔相成的（如下圖），營運部門提供專案部門資金、資源與支持，而專案協助營運部門的改善是創造品質、創造機會、提升服務及技術水準，兩者之間需要共同結合。可是這中間卻有一條鴻溝，因為每個人都只看到自己那部份，並多認為別人都沒有自己來得重要，也不如自己對公司的貢獻。卻沒想到企業的成功是一整體的組織戰，單位間的利害關係是生死與共。許多專案是公司對未來的一種投資，這個公司內部專案可能是為了市場的需求、商業上的機會、策略上的改變、營運的需要、顧客的要求，技術的長進、法律上的因應，所以可能是看不到短期效益的長期投資，尤其它是一種公司永恆的資產而不是費用。專案所創造出的價值，更可能是公司所賴以永續經營與長治久安的有形資產及無形力量，雖然它讓大家在短期所看到的只是一種資源消耗或費用。
圖: 專案管理與營運管理之關係
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