《專案人生》系列三十七之一
再談“如何用自己的「大數據」來管理人生?”
（以我的2019年為例）
3/15/2020
“人生是否可以管理？如何管理？”的議題，似乎超出了專案管理或任何一種管理的範圍；它既不是「哲理」、也達不到「形而上」的境界，充其量，就只是每個人不同的「體驗」及「領悟」罷了！然我想強調的是，它必須是要「有所本」的。進一步地說，就是要「科學性」的「依據」及管理上的「標的」與「基準」的；就實用性而言，就得「簡單」且「人人可為」的。當然，這又涉及到「要不要」及「值不值」這見仁見智的問題上了。就以有宗教信仰或傳統民間習俗的人而言，我不反對“人生是「機運」的結合”，常「取決於天」（無論是藉「吃齋唸佛」或「向主禱告」或「行善眾生」…來獲得「福報」受到「庇蔭」、得到「永生」）；但我更相信它是可「操之在我」、是可以計畫與管理的。因此，讓我們先排除了宗教、民俗、命理及任何「怪力亂神」，純粹以「科學」及「管理」的角度來分享我自己「人生管理」的方法及若干案例。
三者間所用的時間占全年「總工時統計」的比例來管理及調整在不同階段人生的適當配比。舉例來說，以我「生涯」vs「生活」vs「生命」的比例，從過去在職場上打拼時的「七二一（7:2:1）」，逐漸放慢步伐到「六三一」，開始進入半退休期再調整為「四三三」；等到全退休的時候，這三者的比例就會再演變成為「二六二」，甚至是「一六三」了（如圖2）。
基本上，我不會讓「生涯」完全消失而至少維持一個「一」，最起碼當志工是會持續很長一陣子，就算這個部份也遲早都會結束，我還是會要求自己永續學習（特別是新科技、新知識、新文化及生活技能）且永不間斷地讀書與寫作。而我希望能維持人生最幸福的「二六二」比例再至少10年。
每當歲末或年初之際，我始終都維持了ㄧ個對上一年所經歷過的林林總總、瑣瑣碎碎的事做一個總檢討的習慣。當然，這若是空空泛泛而「無的放矢」的話，就失去了「鑒往知來」的價值與調整生活型態的意義。因此，這個檢討既不該「粉飾太平」、亦不應「無事生非」或「無中生有」，更不會「強說愁」。所有的分析的結果不但是有所本、有具體的依據，且還能進一步分析如何調整平衡自己的生活。也許您會問“都已年逾花甲，還這麼認真檢討幹什麼？”我只有「哈哈」兩聲告訴朋友們，這既不嚴肅也不會造成自己的壓力，純粹就是「沒事找事」、為平凡生活早一點「樂子」，再加上對自己的ㄧ點「戲謔」而已啦！
其實，嚴格說起來這也是我這有超過30年「專案管理從業人員」的ㄧ種「職業病」──也就是透過寫「工時記錄表/工作日誌」讓「凡走過就一定要留下痕跡」、「所做過的事一定都留下了紀錄」，所以這已是「積弊」數十年的事，且「沉痾已深」了啊！您可能還會再問"那都已退休了，或就算是半退休人仍需要如此"嗎？”也許真的是「惡習難改」，但要我不再寫「工作日誌」，自己反而感覺生活變得渾渾噩噩而毫無重心。現在更認為“年紀越大就反而覺得越需要它”，因為每天把大小事重點摘要的記錄下來就會避免爾後可能產生的健忘、減少落掉重要該做事的可能性、降低疏忽及失誤的事一再發生的機率，更可以追蹤過去曾做過哪些會產生後續影響的事，且累積了許多「經驗學習」作為傳承及分享給他人的有價值的心得。
「日期」包含全年365天從年初到年底（7X 52）的某一天且天天都要記錄。「工作說明」是條列式的摘要或主要事件標題，「產出」就是這一個事件後所產生出來的結果（可以簡略記載或巨細彌遺，端視該事件的重要性，及是否對未來有持續重要參考價值）。最重要的是後面三個欄位，在輸入資料之前，必須要訂出這個事件是歸屬於哪一個「帳號」（也就是所設定的工作或專案的「名稱」），而「分析代碼」就是定義這件工作的「性質」（最早公司總顧問周博士設計給公司同仁使用時，不同的工作分類、任務特性、專業性質⋯都有非常清楚的「任務代碼」，後來我就把它改成適合自己的工作日誌的代碼分類）。當然每一個工作結束後所耗用的時間也必須填註在「工時」欄位上。另有關「工別」部份，目前是空的，從2020年開始就直接註明是屬於「三生」的哪一項的類別，將更有助於爾後的分析整理。
使用Excel 表最大的益處就是可以善用它分析及運算的能力。以下圖4及圖5就可以顯示當資料輸入完成後，就可在其「工作分析」功能中產生出按「歸戶帳號」分類的每一項工作，所包含有哪些不同的工作特性與分別使用多少時間及彙整出來的總工時統計分析資料。簡單地說這些都是我在年終時掌握該年自己所有大數據的來源。
接下來談一談我如何用這些重要的數據來管理自己人生的經驗分享。首先在每年的年初或上一年年底左右設定下一年一個簡單可行的目標，譬如說目前「生活」佔全年的「工時」比例至少為50%，旅遊又佔了生活的一大半，且又是最可以被計劃的，所以我每一趟的旅遊若花三分之一左右的時間來做規劃那是一個正常的現象。我在2019年訂了一個「未來10年要完成100個國家的旅遊計劃」，其中多為深度遊的45國家在過去的30年已經達標。剩下這55個國家事實上我都已有一個完整的構想，在如何在未來的10年每年藉參團、組團、深度兼廣度自助、搭郵輪、越州火車⋯等不同的方式每年去5～6個國家來達成。無論是哪一種方式我都要付出很多的時間來做細部規劃。至於居家生活的大部分通常不會有什麼刻意的計劃，一切都很隨性與彈性；除了有幾項必要的工作，如整理庭院的花草樹木則每年3-6月間必須要安排必要時間做適當的執行。
在進入全退休期後，似乎也沒有什麼該做或不該做的事，鮮有與任何法人或個人發生權利義務或責任的關係，只有對自己期許及要求負責的「自由心證」。因此，所謂的「生涯」已經無所謂要如何的規劃。例如我每年希望安排回台灣及大陸共兩趟，並藉此機會擔任一些專業性的志工（授課、演講、提供顧問諮詢），這些都需要縝密的計劃及有效地執行。另外規定自己要持續的學習新知、閱讀書籍及寫作雖只是一種「自我要求」，卻是我時時拿來自我檢視是否相符的一項指標。
〈待 續〉
留言列表
